Microsoft Teams（以下、Teams） は、ビジネスや教育の場を中心にさまざまなシーンで活用されているコミュニケーションツールです。Teams の会議には、「自分で会議を主催して参加者を招待する方法」と、「招待された会議に参加する方法」の2種類があります。
会議を主催する場合は、会議の設定方法や招待メールの送信手順などを把握しておかなければなりません。一方、招待された会議に参加する際も、招待メール内のリンクや Teams の予定表から自分で会議にアクセスする必要があります。
本記事では、Teams の会議をスムーズに開催・参加できるよう、主催する人・参加する人それぞれの立場に分けて操作方法を解説します。
Teams では、一定の手順を踏むことで、会議へ招待できます。招待するための複数の方法を知ることで、会議の進行はよりスムーズになるでしょう。
以下では、会議前や会議中にユーザーを招待する方法や、参加していない招待済みのユーザーに参加を依頼する方法を紹介します。
Teams で会議を始める2つの方法
Teams で会議を始める方法は、次の2つのパターンに分けられます。
- 自分で会議を設定して招待する (開催者)
- 誰かが設定した会議に招待してもらって参加する （参加者）
どちらのパターンもやり方は簡単で、表示画面に従って進めていくだけで誰でも会議の設定や参加が可能です。詳しいやり方については後述するため、参考にしてください。
Teams で会議を事前に設定して招待する方法
Teams 会議の開催者は、事前に会議を設定し、参加者へ招待メールを送る必要があります。会議への招待方法は、 Teams から行うケースと Outlook から行うケースの大きく2種類に分けられます。
それぞれの手順について解説します。
Teams から招待メールを送信する
Teams で会議を設定し、招待メールを送る方法には複数のパターンが存在します。
「新しい会議」ボタンから設定する
- Teams のカレンダー画面に移動する
- 「新しい会議」を選択する
- 会議の詳細画面で会議のタイトルや日時、詳細を設定する
- 「必須出席者を追加」欄に招待したい参加者のメールアドレスを入力し、「送信」をクリックする
カレンダー画面から直接設定する
- Teams のカレンダー画面に移動する
- 会議を開催したい日時を選択する
- 「新しい会議」画面が表示された後、会議のタイトルや詳細を設定する
- 「必須出席者を追加」欄に招待したい方のメールアドレスを入力し、「送信」をクリックする
Outlook で招待メールを送信する
Outlook では、 Teams の会議を設定し、招待メールを送信できます。デスクトップ版・Web版のどちらでもメール送信は可能なため、日ごろ使っている形式の Outlook で操作するとよいでしょう。
デスクトップ版
- デスクトップ版 Outlook を起動し、予定表画面に移動する
- 画面上部にある「新しい Teams 会議」をクリックする
- 新たに表示されたウィンドウの「会議」タブ内にある「宛先（必須・任意）」欄に招待したい方のメールアドレスを記入する
- ※「スケジュールアシスタント」タブ内「出席者を追加」欄・ボタンからも設定可能
- 会議のタイトル、開始・終了時刻などを設定し、「送信」ボタンをクリックする
Web版
- Web 版 Outlook を起動し、「新しいイベント」をクリックする
- 「出席者を招待する」欄に、招待したい方のメールアドレスを入力する
- タイトルや日時、詳細を設定する
- 「 Teams 会議」トグルをオンにした後、「送信」ボタンをクリックする
Teams で会議をすぐに始める方法
Teams では、事前の招待なしに会議を開始することも可能です。
例えば、チャットやチャネルでのやり取りが長くなり、「文章よりも直接話したほうが早い」と感じたときや、トラブル対応で急ぎ認識をそろえたいときなど、すぐに会議を始めたい場面も多いでしょう。
開催者として Teams 会議ををすぐに始めたい場合には、以下の2つの方法があります。
- チャネルから始める
- チャットから始める
それぞれの方法について詳しく見ていきましょう。
チャネルから始める
チャネルから始める方法は、以下のとおりです。
- Teams 画面の左側に表示されるチャネルから会議をしたいチャネルを選択する
- 「投稿」タブから「会議」を選択して、ドロップダウンメニューから「今すぐミーティング」を選択する
- 会議にタイトルをつけ、ビデオも含めるかを選択する
- 準備完了後「今すぐ参加」を選択すると会議が開始される
チャットから始める
チャットから始める方法は以下のとおりです。
- チャットリストに移動する
- 「新しいチャット」をクリックして、新規で会話を開始する
- 開始したチャットの先頭に表示される「宛先」欄に会議をしたい相手の名前を入力する
- 「ビデオ通話」もしくは「音声通話」を選択すると会議が開始される
すでに始まっている会議に招待する方法
Teams で会議が始まると、事前に招待した方が現れない、招待していなかった方を急遽会議に呼ばなければならない、といった事態が発生するかもしれません。
そのような場合、会議の開催者は以下のような方法で会議へ招待できます。
招待済みの方に参加を依頼する
招待済みの方に参加を依頼するには、まず会議画面の「参加者の表示（人物アイコン）」をクリックし、現時点で会議に参加していないユーザーを表示します。
その後、参加していないユーザーの名前を選んで「参加の要求」を押せば、招待済みユーザーへの参加依頼は完了です。
参加を要求されたユーザーのデバイスには、会議に参加するようリアルタイムで通知が届きます。
招待していない方に参加を依頼する
事前に招待していなかった方への参加依頼は、招待済みユーザーへの対応と同様、「参加者の表示」から行います。
参加者一覧の上部にある検索バーに招待したい方のメールアドレスまたは電話番号を入力し、招待したい方が表示されたら「ユーザーを追加する」ボタンをクリックしましょう。
ボタンを押すと相手に会議への招待リンクが送信されるため、受信者側がリンクを開くことで、 Teams 会議に参加できます。
Teams で会議を設定した時の注意点
Teams 会議の開催者は、オンライン会議の基本的なマナーや Teams 特有の機能設定にも注意しましょう。会議オプションや事前準備を適切に行っておかないと、意図しない参加者が入室したり、開始時にトラブルが発生したりする可能性があります。
ここでは、会議をスムーズに進めるために押さえておきたいポイントを解説します。
会議のオプションを適切に設定する
Teams で会議を設定した開催者は、参加者に許可する操作や会議への参加方法など、さまざまなオプションを設定できます。代表的なものが「ロビー」と「ロール」です。
ロビーは、仮想の待機室のような仕組みです。ユーザーがロビーに入ると開催者に通知が届き、開催者が許可したユーザーのみが会議に参加できます。意図しないユーザーの参加を防ぐための機能で、「ロビーをバイパスするユーザー」から設定可能です。
例えば「開催者と共同開催者のみ」を選択すると、それ以外の参加者は全員ロビーで待機します。一方、「すべてのユーザー」を選択すると、参加者はロビーを経由せず直接会議に参加できます。
ロールは、会議中のアクセス権を定める機能です。「共同開催者」「発表者」「出席者」の3種類があり、それぞれ操作できる内容が異なります。例えば、共同開催者や発表者はコンテンツの共有が可能ですが、出席者は制限されるなどの違いがあるため、事前に適切なロールを設定しておきましょう。
会議が始まる前に背景画像を設定する
会議開始後に背景設定を行うと、他の参加者を待たせてしまうことになります。スムーズに会議を進められるよう、背景画像は事前に設定しておきましょう。
背景の事前設定は、次の手順で行えます。
- Teams の予定表から参加する会議を選択し、「参加」をクリックする
- 事前参加画面で「ビデオ効果」を選択する
- 「ぼかし」または、用意されている背景画像を選択する
テスト通話で事前に動作確認をしておく
会議を円滑に進めるためには、音声トラブルの防止も欠かせません。会議前に Teams の「テスト通話」を使い、マイクやスピーカーが正しく動作するか確認しておきましょう。
事前にチェックしておけば、「相手に自分の声が届かない」「スピーカーから音が出ない」といったトラブルを防ぎやすくなり、安心して会議を主催できます。
テスト通話の手順は以下のとおりです。
- Teams の「設定」を開く
- 「デバイス」＞「オーディオ設定」を選択する
- 「テスト通話を行う」をクリックする
- 画面の指示に従って短いメッセージを録音し、再生内容を確認する
Teams の無料版では機能が制限される
Teams には無料版と有料版があります。無料版では機能が制限されるため、注意しましょう。主な機能の違いは以下のとおりです。
| 無料版 | 有料版 | |
| グループ通話時間 | 60 分まで | 最長 30 時間 |
| 参加者数 | 最大 100 人 | 最大 300 人 |
| 会議の録画機能 | なし | あり |
| 会議の予約 | 可能 | 可能 |
| 画面共有 | 可能 | 可能 |
| ストレージ | 5GB | 1TB |
無料版では、有料版と違い会議を録画することはできません。会議を後から見返したい場合や、内容を記録する必要がある場合には有料版の利用を検討しましょう。
また、無料版の通話時間は 60 分以内で、最大参加者数は 100 人までとなっています。長時間または大人数での会議を行う場合には注意が必要です。
少人数・短時間の打ち合わせが中心で、録画機能が不要な場合は無料版でも十分対応できます。一方、定例会議や研修などで会議時間が長くなりやすい場合や、会議内容を記録・共有したい場合は、有料版を検討してみてください。
Teams 会議にスマホで参加するにはアプリが必要
Teams 会議はパソコンがなくてもスマホから会議に参加できるため、気軽に参加しやすいことがメリットです。スマホからなら外出先などでパソコンが使えない環境からでも参加できます。
ただし、スマホから会議に参加する場合には、専用のアプリが必要となります。ブラウザから会議に参加することはできないため、スマホから会議に参加したい場合には事前にアプリをインストールしておきましょう。
Teams アプリは、 Google Play や App Store からダウンロードできます。
他の人が設定したTeamsの会議に招待されたら？参加方法と対応方法
Teams の会議に招待された場合、参加するための方法は複数存在します。本記事では、主な 3つの方法の手順を紹介します。
会議のリンクから参加する
関係者から送付されたメールやチャットに記載されたリンクを開くことで、会議へ簡単に参加できます。
URLをクリックすると「今すぐ参加」ボタンが表示されるため、準備が整い次第、参加を選択しましょう。
会議の設定によってはボタンを押した後に開催者や管理者の許可を得なければならず、参加までに時間を要するケースがあります。
カレンダーの予定から参加する
Teams のカレンダーからも、招待された会議への参加が可能です。
会議に参加するには、該当する会議をスケジュールから探し、予定欄に表示されている「参加」ボタンをクリックします。
なお、 Outlook の予定表でも、同様の手順で会議に参加できます。
会議 ID ・パスコードで参加する
Teams アプリのカレンダー画面上部にある「# ID を使用して参加」を選ぶと、会議IDとパスコードを利用して会議に参加できます。
会議IDとパスコードは事前に送付された招待メールに記載されていますが、メールを受信できていない場合は、会議の開催者に ID やパスコードを問い合わせておきましょう。
デバイスの不具合でURLが開けない、エラーによって招待メールが届かない状況では、会議 ID や予定表を活用した参加が適しています。
招待された会議には必ず出欠を回答する
Teams の会議に招待されたら、必ず出欠を回答しましょう。回答せずに放置してしまうと「参加するのか分からない状態」となり、開催者に余計な手間をかけてしまう可能性があります。
出欠の回答方法は以下のとおりです。
【 Outlook から回答する方法】
- 招待メール右上のアイコンから「承諾」「仮の予定」「辞退」「新しい日時を提案」のいずれかを選択
- 各アイコン横の下矢印から「コメントを付けて返信」「すぐに返信」「返信しない」を選択可能
【 Teams から回答する方法】
- Teams の予定表から該当の会議をクリック
- 会議情報画面の出欠確認横の下矢印から「承諾」「仮承諾」「辞退」を選択して回答
Teams での会議の招待に関するよくある質問
Teams 会議の操作に慣れていない方によくある3つの質問に回答します。
Teams のアカウントを持っていなくても参加できる？
Teams のアカウントを所持していない方でも、会議への参加は可能です。
まず、会議の開催者から送られてきたメールの「ここをクリックして会議に参加する」を選び、 Web ページが開くのを待ちます。
すると、現在のブラウザで続行するか、 Teams アプリで参加するかの2種類の選択肢が提示されるため、どちらか好きな方法を選択しましょう。
アプリのダウンロードには時間や通信容量が求められるため、 Teams アカウントを今後も作成する予定がない、アプリを必要としない、といった方は Web ブラウザでの参加が適しているでしょう
社外の会議でも参加できる？
Teams では、自分が所属していない組織の会議にも参加できます。しかし、自分が Teams のアカウントを持っていても、自由に社外の会議に参加できるわけではありません。
社外の会議に参加するためには、会議の開催者からの許可を受け、会議に招待される必要があります。
また、外部からの参加者は Teams 会議で利用できる機能の一部に制限がかかる（画面共有、録画など）ため、資料共有や会議データの保存をしたい場合は事前に開催者にその旨を伝え、適切な対応をとりましょう。
参加人数の制限はある？
Teams で開催される会議の参加人数は最大 1,000 人です。しかし、オーディオやビデオを使用しない表示専用の出席者は 10,000 人まで参加できます。
なお、 Teams 会議のブレイクアウトルーム機能は参加者が 300 人を超えると利用できません。ブレイクアウトルームを使う会議では、参加者が 300 人以下となるよう注意しましょう。
Teams の会議を活用しよう
Teams では、組織内外から会議へ招待できます。ビジネスの現場においても、 Teams の会議を利用することで、日々の成果の向上や、業務の効率化が図れるでしょう。
本記事の内容を参考に、 Teams の会議をより有効活用してみてはいかがでしょうか。
Teamsの不具合対応、情シスの業務負荷になっていませんか？
Teams運用が属人化していると、トラブルの解決が困難になります。
