OneDrive における外部ユーザーとの共有方法

Microsoft 365 によるビジネスユーザーの働き方とコラボレーションの変革は、これまで幾度となく話題にされてきました。この大きな変革をもたらした要因のひとつが、外部ユーザーと簡単にドキュメントを共有できる機能です。

そこで今回のブログ記事では、Microsoft 365 にあまり馴染みのない方を対象に、OneDrive の外部共有機能を通じてパートナーやベンダー、顧客とシームレスにコラボレーションを行う方法をご紹介します。

はじめる前に

管理者がテナント全体で外部共有をオンにする必要があるという点です。

管理者になったばかりの方にとって、OneDrive と SharePoint、Microsoft Teams、Microsoft Groups の連携はややこしいプロセスかもしれません。組織で外部共有を有効にする前に、連携の仕組みについて理解して、コラボレーションの安全性を確保しましょう。

共有における一般的なオプションは以下のふたつです。

他にも以下のような共有に関する権限設定が可能です。

編集を許可する： Microsoft のアカウントを持つ他のユーザーに、ファイルの編集を許可します。フォルダであれば、他のユーザーがアクセス権を持つフォルダ内のコンテンツをコピー、移動、編集、名前変更、共有、削除できます。
ダウンロードをブロックする：相手がアクセス権限を持つファイルやフォルダのダウンロードを禁止します。
有効期限を設定：リンクの有効期限を設定し、それ以降はリンクが機能しなくなるようにすることで、他のユーザーがファイルやフォルダにアクセスできる時間を制限します。
パスワードを設定する：他のユーザーによるファイルへのアクセス前に要求するパスワードを設定します。このパスワードは、Teams 等で別途送信する必要があります。
レビューモードでのみ開く：ファイルへのコメントや提案の記入を制限します。

共有したいファイルまたはフォルダを選択します。

共有したいファイルまたはフォルダ名の右側の「共有」ボタンをクリックします。

「リンクの送信」ポップアップで、「リンクを知っていれば誰でも編集できます」をクリックしてアクセスや権限設定を変更するかを設定します。

完了したら「適用」を選択します。

次に、名前、グループ、またメールセクションに共有したいユーザーのメールアドレスまたは連絡先の名前 (ディレクトリにある場合) を入力します。

必要であれば、メッセージも記入します。

「送信」を選択します。

ユーザーに、ファイルやフォルダへのアクセスのための招待メールが送信されます。アカウントによっては、本人確認のためのプロンプトが表示されます。

受信者は Microsoft アカウントを持っています：Microsoft アカウントへのサインインと、名前、メールアドレス、写真表示の許可を求める画面が表示されます。
受信者は Microsoft アカウントを持っていません：受信者のメールアドレスにワンタイムパスコードが送信され、それを認証画面に入力することでファイルを開けるようになります。

特定ユーザーとの共有とは異なり、全ユーザー向けのリンクを編集権限から閲覧権限に変更 (または閲覧から編集に変更) することはできませんが、リンクを削除して、異なる権限のリンクを新規作成できます。

つまり、ドキュメントの所有者であれば、ドキュメントをロックして読み取り専用にしたり、アクセス権限のある人を確認したり、アクセス設定を変更したり、共有を停止したりできます。