外部とのデータ共有を安全に行うには、 USB メモリの手渡しやファイルの添付送信といった個人任せの運用から脱却し、権限付与・パスワード管理・ログの記録などを組織的に管理する運用へ移行する必要があります。
しかし、ファイルの大容量化や機密情報の管理厳格化が進むなか、どうすればより安全性の高い方法に移行できるのかと悩む企業担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、まずデータ共有に使われる代表的な手法の特徴を紹介し、続いて情報漏洩を防ぐ 3 つの条件や、ビジネスシーンで生じやすい 4 つのリスクを解説します。さらに、自社に合ったデータ共有サービスの選び方まで紹介します。安全かつ効率的なデータ共有方法を構築するために、ぜひ参考にしてください。
外部とのデータ共有に使われる主な 5 つの手法を比較｜メリット・デメリット
データ共有方法の導入を検討する際には、業務内容や組織運営とのマッチングが重要です。主な方法の特徴を以下にまとめました。
| 方法 | 概要 | メリット | デメリット |
|---|---|---|---|
| 物理メディア | データを媒体に保存し、宅配便や手渡しで届ける | 回線に左右されず、大容量データを移送しやすい | 紛失・盗難リスクが高く、配送コストや時間もかかる |
| チャットツール | メッセージの添付機能でファイルを共有 | 会話の流れのなかで手軽に送れる | 会話に埋もれやすく、保管や大容量送信には不向き |
| PC フォルダ共有・ NAS （社内LAN ） | 社内ネットワーク上のサーバーや PC フォルダを共有 | 専用ソフトなしで扱いやすい | 社外共有には VPN などが必要 |
| クラウドストレージ | インターネット上の保管領域に置き、権限設定で共有 | 同時編集に強く、常に最新版を共有しやすい | リンク権限を誤ると公開範囲が広がる |
| 法人向け有料ファイル転送サービス | 送る・受け取るに特化した専用 Web 窓口で、 URL 発行により受け渡す | 大容量ファイルを社外へ渡しやすい | 月額費用がかかり、同時編集のような共同作業には向かない |
各方法について詳しく解説します。
物理メディア（ USB メモリや HDD ）の郵送や手渡し
USB メモリや外付け HDD にデータを保存し、宅配便や手渡しで社外へ渡す方法です。
製造・建設業で扱う CAD データや高解像度の図面、構造計算書のような大容量ファイルでも、ネット回線の帯域や相手先の通信環境の影響を受けずに受け渡ししやすいのが特徴です。大容量の物理メディアであれば、テラバイト級のデータも確実にデータ共有できます。
一方、 USB メモリなどの可搬媒体は、紛失や盗難による情報漏洩のリスクが高く、媒体の所在確認や内容流出の追跡が難しい点がデメリットです。また、梱包や発送のコストが発生するうえ、リアルタイムに情報を共有できないといった制約も伴います。
チャットツール（ Slack / Teams / Chatwork など）
メッセージ送信の延長でファイルを添付できるため、別の共有手段を立ち上げずにやり取りできます。メッセージのやり取りの流れでファイルを確認しやすく、短いやり取りや一時的な共有に向いています。
一方で、過去のファイルは会話のなかに埋もれやすく、後から探す手間が生じがちです。そのため、データ保管の基盤というよりは、会話を中心とした運用になるでしょう。さらに「 1 ファイルあたり最大 5GB 」といった制限が設けられている場合もあり、データ容量によっては分割送信などの対応が必要です。
また、チーム内での共有はスムーズですが、一時的な共有先を招待する場合は、ゲスト設定や招待手順にやや手間がかかります。
PC フォルダ共有・ NAS （社内LAN ）
社内LAN 上のサーバーや PC に共有フォルダを設け、同じネットワーク内の端末からアクセスできるようにする方法です。
例えば Windows では、エクスプローラーから共有設定やネットワークドライブの割り当てができ、専用ソフトを使わずに始められます。社内であれば、共有フォルダにファイルを置くだけでやり取りでき、大容量のファイルも扱いやすい点がメリットです。
ただし、基本的には社内利用向けで、社外からアクセスするには VPN などの追加設定が必要です。NAS を直接インターネットに公開したり、共有範囲の設定を誤ったりすると、外部から閲覧される恐れがあります。
また、クラウド型サービスに比べると、社外共有向けの監査や版管理、誤送信対策を強化しにくいため、テレワークや取引先との受け渡しまで想定する場合は、権限設計やログ管理を含めて慎重に運用する必要があります。
クラウドストレージ（ SharePoint / Box / Google Drive など）
クラウドストレージは、 SharePoint や Box 、 Google Drive などのサービスが提供するインターネット上の保管領域にファイルを置き、閲覧・編集権限を設定して共有する方法です。
社内外の関係者が同じファイルにアクセスしやすく、場所を問わずマルチデバイスで利用できます。クラウド上のファイルを直接編集することで、常に最新版を共有しやすいことも大きな利点です。
ただし、外部共有リンクの設定を誤ると、想定より広範囲に公開される恐れがあります。例えば SharePoint では「すべてのユーザー」にアクセス権を付与するリンク設定があり、管理者側で制御しないと運用上のリスクになります。こうした不要な権限や共有リンクが残り続けると、誰に何を見せているか把握しにくくなる点にも注意が必要です。
法人向け有料ファイル転送サービス
法人向け有料ファイル転送サービスは、ファイルの送信・受信に特化した専用の「 Web 窓口」のような方法です。送信側がデータをアップロードし、相手にダウンロード用 URL を通知して受け渡します。
ファイル転送サービスは、大容量ファイルを社外へ渡す前提で設計されています。特に法人向けサービスは、大容量のファイル送信に加え、上長承認や送信先制限、アクセス履歴、ウイルスチェックといった業務で求められやすいセキュリティ機能を備えたサービスが多いのが特徴です。また送信の証跡（ログ）が残り、上長承認などのガバナンスを効かせやすい点も大きなメリットといえます。
ただし、無料サービスとは異なり月額費用が発生します。また、クラウドストレージのように同じファイルを複数人で同時編集する共同作業には不向きですので、あくまでファイルの安全な受け渡しに特化したサービスとして運用するとよいでしょう。
安全なデータ共有に必要な情報漏洩を防ぐ3つの条件
安全なデータ共有を含む情報セキュリティにおける基本条件は、機密性（ Confidentiality ）・完全性（ Integrity ）・可用性（ Availability ）の 3 つです。3 つの頭文字をとって「 CIA 」と呼ばれています。
| 条件 | 意味 | 具体策の例 |
|---|---|---|
| 機密性 | 許可された人だけが情報にアクセスできる状態を保つこと | アクセス権限の設定、送信先制限、パスワード設定、共有期限の設定など |
| 完全性 | 情報が勝手に書き換えられたり、誤って変更されたりしていない状態を保つこと | 最新版管理、変更履歴の保存、承認フロー、改ざん防止など |
| 可用性 | 必要な人が必要なときに情報を利用できる状態を保つこと | 大容量ファイルを安定して送れる仕組み、社外から受け取りやすい共有方法、障害時の代替手段など |
各条件について詳しく解説します。
なお、本記事における条件の定義は、 JNSA （日本ネットワークセキュリティ協会）に従っています。
【機密性】許可された人だけがアクセスできる「認証」の徹底
JNSA による機密性の定義は、”情報資産を正当な権利を持った人だけが使用できる状態にしておくこと”です。外部とのデータ共有では、共有 URL を知っているだけで閲覧できるような状態を避け、本当に許可した相手だけがデータにアクセスできることが前提になります。
したがって、漏洩・使い回し・推測のリスクのあるパスワードだけに頼った運用では、十分な機密性を保つのは困難です。二段階認証や多要素認証を組み合わせて、本人確認を強化していくとよいでしょう。
加えて、外部共有では「どの端末・接続元からのアクセスを許可するか」も重要です。例えば、管理対象端末のみにアクセスを絞る、未管理端末やレガシ認証を制限する、アクセス元の地域やネットワークに応じて利用条件を設けるといった設定は、なりすましや不正アクセスの抑止に役立ちます。
【完全性】データが改ざん・破壊されない「保護」の仕組み
JNSA における完全性の定義は、”情報資産が正当な権利を持たない人により変更されていないことを確実にしておくこと”です。外部とのデータ共有では、相手に届くまでの通信経路と、受け渡し先の保管環境の両方で完全性を守る必要があります。
まず重要なのが、通信経路の暗号化です。SSL / TLS で保護された経路を使うことで、送受信中のファイルが途中で書き換えられたり、不正に閲覧されたりするリスクを下げやすくなります。
サーバー側の保護も欠かせません。例えば、アップロード時のウイルスチェックは、マルウェア混入ファイルの受け渡しを防ぐうえで有効です。さらに、誰がいつ何のファイルを送ったか、あるいはダウンロードしたかという証跡（ログ）を残す仕組みがあると、受け渡しの経緯を確認しやすくなります。
【可用性】必要な時に安全・確実に届けられる「継続性」の確保
JNSA による可用性の定義は、“情報資産を必要なときに使用できること”です。
データ共有で前提となるのは、信頼性の高いインフラの活用です。サーバーやネットワークが不安定だと、送信遅延や障害が起きやすくなり、現場や取引先の業務を止めかねません。可用性を確保するには、高可用性や冗長化、バックアップなどを備えた基盤を選ぶことが重要です。
また、送信性能の安定性も欠かせません。特に、図面や CAD データのような大容量ファイルでは、アップロードやダウンロードに時間がかかりすぎると、現場の作業待ちや再送の手間が発生します。
さらに、受領確認の仕組みがあると安心です。誰がいつファイルをアップロードしたか、あるいはダウンロードしたかを確認できれば、「送ったはずが届いていない」「相手が受け取れていない」といった認識違いを減らしやすくなります。
無料転送サービスをビジネスで使う 4 つのリスク
個人情報や機密情報を扱う企業が外部とのデータ共有を行う際には、責任が伴います。先ほど紹介した「 CIA （機密性・完全性・可用性）」が十分でない状態でデータ共有を行うと、実務上の問題が生じ、事業へのダメージや企業に対する信頼性の低下につながりかねません。
ここでは、個人向け無料ファイル転送サービスを用いた場合を例にとり、そこで生じるリスクについて解説します。個人向け無料ファイル転送サービスは個人で使う分には便利なサービスですが、法人向けサービスに比べるとセキュリティ機能が少ない傾向にあり、用途を限定しなければリスクが生じかねません。
次項から誤送信やなりすまし、盗み見、シャドー IT 化がどのように発生するのかを具体的に解説します。これらの代表的なリスクを知っておくと、どのようなデータ共有サービスを選ぶべきかが見えてくるでしょう。
「誤送信」をした瞬間に、取り返しがつかなくなる
無料転送サービスを業務で使うリスクの一つが、誤送信時のリカバリーが難しい点です。URL を発行して相手に送った後は、送信先の間違いに気づいても、多くのサービスはすぐに共有を止められません。
例えば、協力会社 A に送るはずのファイルを、誤って協力会社 B に送ってしまったとします。このとき、無料サービスでは送信後の削除や公開停止を柔軟に行えないケースがあり、相手がダウンロードする前に食い止められない恐れがあります。結果として、誤送信がそのまま漏洩事故に発展しやすいのです。
こうした誤送信を完全にゼロにするのは不可能です。しかし、誤った共有に気づいた時点で公開停止にできるサービスであれば、被害を小さくできます。
「誰が・いつ・何を」送ったか、ログが一切残らない
無料転送サービスを法人利用する際の大きなリスクの一つが、送信履歴や利用状況を十分に追えないことです。個人で一時的に使う分には便利でも、機密情報を扱う企業では、「誰が・いつ・何を・誰に送ったのか」を後から確認できない状態そのものが、大きな管理上の弱点になります。
特に問題になるのは、情報漏洩の疑いが生じた場面です。無料サービスでは、送信者、送信日時、送信先、ダウンロード履歴などを管理者が一元的に確認できない場合があり、原因究明が難しくなります。
その結果、社内調査が長引くだけでなく、取引先や関係部門への説明責任も果たしにくくなるでしょう。また、インシデントに至らなかったとしても、従業員のルール違反を発見しにくい点は、コンプライアンス監査や情報管理体制の確認において課題になります。ISMS や P マークの取得企業では、監査やインシデント対応に備えてアクセス記録や操作履歴などの証跡管理が求められるため、証跡管理が不十分な状態は、審査や更新時の指摘事項となる可能性があります。
セキュリティ設定が甘く、第三者に「盗み見」される恐れがある
無料転送サービスを法人利用する際は、セキュリティ設定の弱さが、そのまま情報漏洩リスクにつながる場合があります。
特に注意したいのは、 URL やパスワードが漏洩した場合のリスクです。パスワード設定が任意だったり、アクセス制限が十分でなかったりすると、 URL 情報が第三者に渡っただけで、意図しない相手にファイルを見られる恐れがあります。
もうひとつ注意したいのが、通信経路の保護が不十分な場合のリスクです。通信が適切に暗号化されていなければ、アップロードやダウンロードの途中で盗み見や改ざんが行われる恐れがあります。
こうしたリスクを抑えるため、法人向けサービスには暗号化やアクセス制限、パスワード設定、 IP アドレス制限などがありますが、無料版ではこれらの機能の一部がない場合があります。
企業の「シャドー IT 」化を招き、管理不能に陥る
無料転送サービスは手軽に使えるため、社員が「便利だから」と会社に申請せず使い始めやすい面があります。このため、会社が把握・承認していないIT機器やクラウドサービスを社員が独自判断で業務利用してしまう「シャドー IT 」につながる可能性が高まります。
管理外のサービスでは、利用者や送信先、保存状況、削除状況を追跡しきれないため、退職者による持ち出しや、私物端末経由の漏洩、不正アクセスの温床になりかねません。IPA （情報処理推進機構）も、こうした「シャドーIT」の業務利用がもつリスクについて、注意喚起しています。
データ共有サービスの選び方のポイント
ここまで、安全なデータ共有に必要な「 CIA 」と、それが十分に満たされない場合に生じるリスクについて解説しました。自治体や官公庁とのやり取りが多い場合は、PPAP（パスワード付きZIP）廃止の動向に合わせたツール選びも必要です。
企業はどのようなデータ共有サービスを導入すると安全性と運用のしやすさを両立できるのか、ここではサービス選定で重要なポイントについて、「扱うデータの種類・容量への適合」「自社のセキュリティポリシーへの適合」「相手にとっての受け取りやすさ」という 3 つの観点で見ていきます。
送受信するデータの「種類」と「容量」に合っているか
データ共有サービスを選ぶ際は、扱うデータの種類と容量に合っているかを確認することが重要です。Word や Excel のような数MB程度のファイルであれば多くの手段で対応できますが、 CAD データや高画質動画のような数 GB 級のファイルでは、同じ感覚では運用しにくくなります。
容量上限だけでなく、 1 ファイルあたりの最大転送容量、一度に送れるファイル数、通信速度の安定性まで確認しておくと、再送や分割送信が発生しにくくなります。再送や分割送信による誤送信やファイルの欠落・送信漏れといったリスクを減らすためにも、業務に合ったサービスの選定が重要です。
大容量データを日常的にやり取りする業務では、共同保存用のストレージと受け渡しに特化した転送サービスを分けて考えるのも一つの方法です。一時保管や最新版管理はクラウドストレージ、取引先への受け渡しは転送サービス、というように役割を分けると、運用を整理しやすくなるでしょう。
自社の「セキュリティポリシー」をクリアできるか
共有サービスを選ぶ際は、使いやすさだけでなく、自社のセキュリティポリシーを満たせるかを、事前に確認していく必要があります。「誰が、いつ、何を、誰に送ったか」を会社が把握できないツールは、情報漏洩の温床になりますし、原因究明や監査対応も難しくなります。
特に重要な機能は、以下のとおりです。
- 送信時の上長承認
- ウイルスチェック
- ダウンロードパスワードの設定、自動生成
- ログの保存期間
- サーバーの設置場所
こうした機能があると、誤送信対策や証跡管理を運用ルールだけでなく仕組みで支えやすくなります。
ただし、無料サービスなどを現場が勝手に利用するシャドー IT を防ぐには、安全性だけでは不十分です。利用者にとって手間が大きすぎると、シャドー IT が増えやすくなるため、無料サービスに近い手軽さと、それを上回る安全性を両立できるツールかどうかも重要なポイントです。
相手にとっての「受け取りやすさ」は十分か
データ共有サービスを選ぶ際は、自社の使い勝手や安全性だけでなく、受け取る取引先の負担まで考慮しなければ運用が定着しにくくなります。共有手順が複雑だと、「開けない」「使い方が分からない」といった問い合わせが増え、かえって業務が滞る恐れがあるためです。
そのため、一時的な共有が目的であれば、新たなアカウント登録や専用ソフトの導入が不要であり、 URL を開けば受け取れるなど、直感的な操作性があるかどうかが重要な選定ポイントになります。
一方、継続的な共有が目的であれば、 Microsoft 365 など日常業務で使っている環境から自然な流れで共有できる仕組みのほうが、相手にも受け入れられやすいでしょう。例えば、 OneDrive や SharePoint による共有です。
ただし、Microsoft 365 などの標準機能だけで運用すると、大容量ファイル共有の制約や閲覧状況の把握・監査時の確認の手間、管理者の統制負担の増大を招く可能性があります。こうした課題に対応しながら、必要なセキュリティ水準を保つ方法について、次項で説明します。
大容量・高セキュリティを両立する「 DenshoBako 」の主要機能と活用術
ここまで紹介したデータ共有方法はどれも一長一短あり、「大容量ファイルを送信できない」「送信・受信履歴をチェックできない」といった不満や、誤送信や過剰権限の付与といったミスを防ぎにくい課題が生じがちです。
この課題を解決するのが「 DenshoBako 」です。Microsoft 365 と連携して利用でき、 OneDrive や SharePoint 上のファイルを別サービスへ移し替えずにデータ共有できます。取引先側に Microsoft アカウントや専用ソフトを求めずに受け渡ししやすく、社外共有の負担を抑えやすい点も特長です。
先述した CIA については、以下の機能で対応しやすくなります。
- 機密性： Microsoft 365（ Entra ID ）と連携して ID 管理を一元化でき、共有範囲を適切に管理しやすい
- 可用性：容量無制限での共有に対応
- 完全性：共有先ごとの管理を見える化し、ファイルの取り違えや共有状況の混乱を防止
また、主なリスクに対処できる機能も搭載しています。
- 誤送信の防止：送信後でも公開停止が可能
- ログの記録：共有状況やアクセス状況をダッシュボードで確認でき、ログ情報は無期限で保存可能
- 盗み見対策：個別のパスワードを設定でき、閲覧時にメールや Teams チャットへ通知可能
- シャドー IT 化の防止： Microsoft 365の延長上で使えるため、別サービスの利用につながりにくい
このように「 DenshoBako 」は、 Microsoft 365の標準機能だけでは補いにくい社外共有時の統制や追跡性を強化しながら、大容量ファイルのデータ共有における安全性と運用のしやすさを両立しやすい点が強みです。
【まとめ】データ共有を「個人の裁量」から「組織の仕組み」へ
社外とのデータ共有は日常業務に欠かせない一方、メール添付や無料ツール、部門ごとの独自運用に依存すると、誤送信や共有範囲の設定ミス、シャドー IT といった問題を招きやすくなります。個人任せの共有から脱却し、権限付与やログの記録、万一の際の共有停止などをまとめて管理できるビジネス専用のデータ共有基盤を整えることが、安全な運用には欠かせません。
ただし、共有手順が煩雑になれば運用が定着しにくくなります。既存の業務システムと連携したデータ共有方法は、運用のしやすさとセキュリティ水準を両立しやすい解決策の一つとなるでしょう。
「DenshoBako」は、 Microsoft 365と連携し、 OneDrive や SharePoint 上のファイルを別サービスへ移し替えずにデータ共有できるため、現場の負担を抑えながら、安全なデータ共有方法へ移行できます。CIAを踏まえたセキュリティリスク対策の機能も充実しているため、管理者の負担軽減にもつながります。
