Microsoft Planner は、複雑なタスク管理を効率化するツールです。最近ガントチャート機能も追加され、より便利に使えるようになりました。また、Planner は Teams と連携させることで、複数のタスクを一元管理できるマルチツールとしても活用できます。
今回の記事では Planner のガントチャート機能や Teams との連携方法、 Planner と Teams を組み合わせて使える便利な機能などについて紹介します。
「Teamsはチャットとオンライン会議中心に使っている」「タスク管理とチャットツールを 2 つ起動させるのが面倒」と感じている方は、ぜひ参考にしてみてください。
タスク管理・プロジェクト管理に便利な Microsoft Planner（プランナー）とは
Microsoft Planner （プランナー）は、 Microsoft 365 や Office 365 に含まれているタスク管理ツールです。タスクをリストやカードで管理し、チームメンバーと共有できます。タスクを可視化し共有することで進捗の確認が容易になり、タスクの抜け漏れ防止にもなるでしょう。
次のプランを契約していれば無料で利用可能です。
- Microsoft 365 E3
- Microsoft 365 E5
- Microsoft 365 F3
- Office 365 E1
- Office 365 E3
- Office 365 E5
- Microsoft 365 Business Basic
- Microsoft 365 Business Standard
Microsoft 365 Business Premium
Planner の各用語の意味
Microsoft Planner ではプラン、バケット、タスク、チェックリストという用語が使われます。
これらは以下のような階層構造を持っています。
- プラン（大分類）：チームやプロジェクト単位の箱
- バケット（中分類）：プラン内のカテゴリー分け
- タスク（小分類）：具体的な作業内容
- チェックリスト（細分化）：タスク内の小さな作業工程
この構造を理解すると用語の意味が理解しやすくなり、全体から細部まで一貫して管理できます。
各用語について詳しく説明します。
プラン
「プラン」は、タスクをまとめるための最も大きな単位です。チームやプロジェクトごとにプランを作成し、メンバーや進捗を管理する土台として使います。
たとえば、製品開発チームなら「新製品開発」「改善プロジェクト」「不具合対応」といった複数のプランを作成できます。
バケット
「バケット」は、プランの中でタスクを整理する分類単位です。進捗状況やカテゴリーごとにタスクを分けるための枠として機能します。
たとえば、新製品開発プランの中に「設計」「試作」「テスト」という3つのバケットを作り、タスクを進行に応じて移動させることで全体の状況を一目で把握できます。この仕組みにより、チームメンバーは自分の担当だけでなく、プロジェクト全体の進行も確認できます。
タスク
「タスク」は、バケットの中に置かれる具体的な作業単位です。一つずつのタスクに担当者、期限、優先度などを設定できます。これにより、誰が何をいつまでに行うかが明確になり、抜け漏れを防ぎやすくなります。
たとえば「設計」バケットの中に、「仕様書作成」「デザインレビュー」といったタスクを登録し、それぞれの担当者を割り当てます。タスクの進捗は「開始前」「進行中」「完了」で表示され、チーム全体が状況を共有できます。
チェックリスト
「チェックリスト」は、タスクをさらに細分化して管理するための機能です。タスクの中に複数の項目を設定し、一つずつ完了チェックを入れることで進捗が明確になります。
たとえば「仕様書作成」タスクに、「情報収集」「ドラフト作成」「承認依頼」といったチェックリストを設定すると、どこまで進んでいるかをチーム全員が一目で把握できます。
Planner の使えるプラン
Microsoft Planner は多くの Microsoft 365 ／ Office 365 法人向けプランで標準提供されています。ここでは事業の規模別に Planner の使えるプランを紹介します。
なお、以下の個人向けプランでは Planner は利用できません。
- Microsoft 365 Personal
- Microsoft 365 Family
大企業向けプラン
エンタープライズ契約をしている場合、以下のプランで Planner の基本機能（ボード、スケジュール、チャート、 Teams 連携など）を追加料金なしで使えます。
- Microsoft 365 E3 ／ E5
- Office 365 E1 ／ E3 ／ E5
- Microsoft 365 F3
ガントチャートや依存関係、レポート作成といった高度な管理を行う場合は、「 Planner Plan 1 」または「 Planner and Project Plan 3／5 」への追加契約が必要です（追加契約については後述）。
中小企業向けプラン
中小企業の場合は、以下のBusinessプランにおいてPlannerの基本機能が含まれています。
- Microsoft 365 Business Basic
- Microsoft 365 Business Standard
- Microsoft 365 Business Premium
これらはコストを抑えつつタスク共有や進捗確認を始めたい企業に最適です。プロジェクト進行の見える化を強化するなら、「 Planner Plan 1 」を契約することでガントチャートやスプリント計画などが使えます（追加契約については後述）。
Planner とMicrosoft To Do との違い
Planner と Microsoft To Do は同じ Microsoft 365 のタスク管理ツールですが、目的が異なります。チーム全体の進捗を把握したいなら Planner 、個人の作業を整理したいなら To Do が最適です。
両者の違いを以下にまとめました。
| 項目 | Microsoft Planner | Microsoft To Do |
| 主な目的 | チームのタスク管理 | 個人のタスク管理 |
| 主な用途 | 複数メンバーでのタスク割り当てと進捗管理 | 個人のタスクリストの作成と整理 |
| 共同作業機能 | コメント、添付ファイル、進捗ボード、Teams連携 | 簡易的なリスト共有 |
| 表示形式 | カンバン（ボード）、スケジュールビュー | シンプルなリスト表示 |
| 通知 | メンバーに自動通知、 Teams や Outlook と連動 | 個人向け通知中心 |
両者は連携可能で、 To Do 上に自分に割り当てられた Planner タスクを表示できます。状況に応じて使い分けるとチーム全体と個人の両面で業務が整理され、タスク漏れ防止にも役立ちます。
Planner の活用シーン
Planner は、日々の業務から小規模プロジェクトまで幅広く活用できます。特に「業務の進捗管理」「イベントの企画」「簡易的なプロジェクト管理」といったシーンで効果的です。
まず、業務進捗管理では、タスクを担当者や工程ごとに分けて表示し、全体の作業状況を可視化します。ボードビューは、バケットを工程順に並べることで、左から右に進捗を追いやすくなる機能です。会議で「誰が何を担当しているか」を確認する時間が減り、抜け漏れ防止にも役立ちます。
次に、イベントの企画時では、期限と担当者を設定することで、社内外の調整や進捗管理がスムーズになるでしょう。期限が近づくと Outlook 経由で通知が届くため、対応の抜けも防げます。タスクカードには詳細メモやファイルも添付でき、関連情報を一元管理できます。
さらに、プロジェクト管理では、 Teams との連携が便利です。チャネルに Planner タブを追加することで、会話とタスク管理を同じ画面で行えます。この際、ガントチャートを使えば、プロジェクト全体のスケジュールやタスク間の依存関係を視覚的に確認できます。
Planner のガントチャート機能の使い方とプラン、ライセンス
2024年4月、 Planner のアップデートによりガントチャート機能を持つ「タイムラインビュー」が追加されました。タイムラインビューでは、タスクを時間軸上で棒グラフ形式に表示できるため、開始日や終了日、タスク間の依存関係を直感的に確認できます。
さらに、マイルストーン（重要な進捗ポイント）を設定でき、プロジェクト全体の進捗状況を簡単に把握できます。たとえば、建設プロジェクトなら設計や施工、資材調達などの進捗や依存関係を整理し、工事を計画通りに進めやすくなるでしょう。
ガントチャート機能（タイムラインビュー）の使い方
タイムラインビューは、複数のタスクが絡む複雑なプロジェクト管理に特に役立つ機能です。
Planner を Teams と紐づけて効率的に活用するには、次の順序で行います。
ガントチャート（タイムラインビュー）を表示する手順
Microsoft Planner でガントチャート（タイムラインビュー）を表示する手順は以下のとおりです。
- プランを選択する
Microsoft Planner で表示したいプロジェクトを選ぶ。 - タイムラインビューを選ぶ
画面上部のナビゲーションメニューから「タイムライン」を選択する。 - タスクを確認・編集する
タイムラインに表示されたタスクの棒グラフをドラッグしてスケジュールを調整する。依存関係のあるタスクは線でつなぐことで、タスクの順序を明確に示せる。
なお、 Excel にデータをエクスポートしてカスタムガントチャートを作成する方法もありますが、 Planner でタスクが変更される度に手動での更新が必要です。
依存関係の設定方法
依存関係は、タスクの順番や関係を見える化するための機能です。設定手順は次のとおりです。
- Teams で Planner を開き、対象プランを表示
- 画面上部で「タイムライン」を選択
- 先行タスクのバー端の丸をつかみ、次のタスクのバー先頭へドラッグ
- 線が表示されれば設定完了
依存関係の設定によりプロジェクト全体の流れが一目でわかり、遅延の影響範囲や重要なタスクが把握しやすくなります。
マイルストーンの設定方法
マイルストーンの設定は、プロジェクトの重要な節目を明確にするために行います。設定方法は以下のとおりです。
- Teams で Planner を開き、対象プランを表示
- 「ガントチャート」または「タイムライン」を選択
- 空行にマイルストーン名を入力するか、既存タスクを選択
- 期間を「0」に設定するとマイルストーンとして登録され、チャート上にひし形で表示される
この設定により、チーム全員が次のステップを意識しやすくなり、進捗管理や報告がスムーズになります。
タスクのフィルタリング・並び替え
フィルタリングは、条件に合うタスクだけを一時的に絞り込む機能です。並び替えは、絞り込んだタスクや全タスクをグループ分けして見やすく整理する機能です。
【フィルタリングの設定手順】
- 上部メニューの「フィルター」をクリック
- 期限、優先度、担当者、ラベルなどで絞り込みを行う
フィルターを解除する場合は、「クリア」または「すべてクリア」をクリックしてください。
【並び替えの設定手順】
- 「バケット別にグループ化」または「グループ化」を選択
- バケット、進行状況、期限、担当者別などで並び替え
フィルターとグループ化を組み合わせれば、現在の状況を整理しやすくなります。
ガントチャート機能を利用するための料金プランとライセンス
ガントチャート機能を利用するには、以下の表に示す「 Planner Plan 1 」以上のプランが必要です。
| プラン名 | 月額料金（税別）ユーザー／月 | 主な機能 |
| Planner Plan 1 | ¥1,499 | タイムラインビュー（ガントチャート）、タスクの依存関係、レポート・ダッシュボード、スプリント・バックログ、複数ビュー（グリッド、ボード、チャートなど） |
| Planner and Project Plan 3 | ¥4,497 | Plan 1の機能に加えて、ロードマップ、クリティカルパス、予算・コスト管理、リソース要求、タスク履歴などの上位機能 |
| Planner and Project Plan 5 | ¥8,245 | Plan 3 の機能に加えて、ポートフォリオ管理、エンタープライズリソース管理・割り当てなど大規模管理機能 |
無料プラン（ Microsoft Planner の基本プラン）ではガントチャート機能を利用できないため、注意が必要です
Teams と Planner の連携方法
Planner と Teams を連携するには、 Teams を含むプランを契約する必要があります。従来のプランの多くは Teams が含まれていましたが、 EU の独占禁止法違反に該当する懸念があり、以下のプランでは 2024 年 4 月から Teams が別売りになりました。
- Microsoft 365 E3
- Microsoft 365 E5
- Office 365 E1
- Office 365 E3
- Office 365 E5
これらのプランを新規契約する際に Teams を使いたい場合、別途 Teams の単体プランである Microsoft Teams Essentials の契約が必要です。
Teams と Planner を紐づければチャットツールとタスク管理を Teams で行えるため、複数のツールを起動するわずらわしさがありません。
Planner と Teams は次の 3 ステップで連携できます。
- Teams の「チーム作成」からチーム名を付け、チームを作成、または Planner と紐づけたいチームを選択する
- Teams の上部タブから [+] を選択し、表示されたアプリ一覧から「 Planner 」を選択する
- 「保存」を押下する
チームメンバーは Teams 内でプロジェクトの進行状況をリアルタイムで確認し、 Planner のタスクに直接アクセスできます。タスク内容の変更・修正・削除は、 Teams 、 Planner どちらからでも操作可能です。
Teams における Planner （プランナー）の使い方
Planner を Teams と紐づけて効率的に活用するには、次の順序で行います。
- 「タスクを追加」でタスクを作成する
- タスクに担当者を割り当てる
- タスクをバケットに分類し進捗を管理する
Teams と Planner を連携させることで、 Teams だけを使って容易にタスク管理できるのです。具体的な方法を一つずつ見ていきましょう。
タスクの追加
タスクを追加するには Planner の上部タブから「ボード」を選択し、タスク名を付け「タスクを追加」を押下します。追加されたタスクは Teams 側のチャネルにも同様に表示されます。
Teams 側で追加する時も方法は同様で、チャネル上部に表示されたプラン名を押下し「 ToDo 」にタスクを追加します。タスク名の他に、期間の設定、タスクに関わるメンバーの追加、進行状況、優先度を設定しましょう。
ページ上部の「スケジュール」でタスクをカレンダー表示すれば、タスクを可視化できます。
タスクの割り当て
作成したタスクに担当者を割り当てます。割り当て機能を使うことで責任の所在が明確になり、他のメンバーが質問や連絡を誰にすべきかわかりやすくなるでしょう。
割り当てられたタスクは Teams では ToDo に、 Planner の画面では「自分のタスク」に表示されます。チームに割り当てられているタスクは「共有プラン」に表示されます。
タスク作成画面で人マークのアイコン「割り当てる」を押下すると、アドレスリストが表示されるのでそこから該当のメンバーを選びましょう。
担当者を割り当てると、その人の「自分に割り当て済み」の欄に表示されます。
バケットの作成
バケットとは、複数のタスクを分類しカード形式で表示させる方法です。タスクを担当者別や期限別に表示できるので、やるべきことが直感的に確認できます。
Teams で作成したタスクを開き「新しいバケットの追加」から「バケット」を作成します。バケット名は担当者や名や期日など、タスク名とは違った名前にすると区別しやすいでしょう。
一つのタスクで複数作業がある場合などに、タスクを分割して管理するのに役立ちます。
バケットはカード方式で表示されるので、重要なものを上位に表示させるなど自由にドラッグ & ドロップしてタスクを整理できます。色付きラベルを使用しカテゴリーを見やすくするのもおすすめの方法です。
スケジュールの確認
Teams のタブを「スケジュール」に切り替えると、カレンダー画面が表示されタスクを一覧で確認できます。週単位・月単位を切り替えられるので、週タスクと月間タスクそれぞれの見通しを立てるのに便利です。
Planner 画面も同様に上部タブを「スケジュール」に切り替えれば、カレンダー画面に切り替わるのでタスクを一覧化できます。
進捗の確認
Teams 画面で「タスク」を選ぶとタスクの期限が一覧で表示されます。チーム・個人全てのタスクが可視化されるので、進捗状況が一目で確認できるのです。期日内に終了されたタスクは「期限切れ」と表示されるので、進捗の遅れをすぐに確認できます。
進行状況が変わったら、のステータスを「処理中」「完了」に変更し、一覧に反映させましょう。リマインダー機能を使えば期限が迫っているタスクをメンバーに通知することもできます。
タブやプランの削除
作成したプランを削除するには、タスクを表示し「・・・」を選択した後「削除」を押下します。プランを削除できるのはプランの所有者のみで、メンバーが実行することはできません。削除したプランは復元できないので、操作する時は本当に不要なのか慎重に判断した上で実行しましょう。
Teams 画面のタブに追加した Planner を削除する場合は、タブ横の「▽」を押下し「削除」を選択します。タブを削除してもプラン自体は削除されません。タブとプランどちらも削除したい場合は「このプランとそのすべてのタスクを完全に削除する」にチェックを入れ「削除」を押下してください。
タスク管理に役立つ Teams と Planner の便利な機能
Teams と Planner を組み合わせると、チームのタスク管理が効率化され、進捗状況の確認も容易になります。ここでは、前章でご紹介した基本的な使い方以外に、使用頻度の高い便利な機能を 2 つ紹介します。
タスクの期限をTeamsで通知する
Planner と Teams を連携させることで、タスクの期限が近づいた際に Teams に通知を送る仕組みを構築できます。これにより、タスクの見落としを防ぎ、プロジェクトをより円滑に管理できるようになるでしょう。また、メールでの通知も設定可能です。
タスクの期限通知を実現するには、 Power Automate （ Microsoft の自動化ツール）を使って、タスクの期限前に Teams に通知を送信するフローを設定する方法が一般的です。
複数のタスクを一括で変更する
Planner には、複数のタスクを一括で編集できる機能があります。Teams 内の Planner アプリを使用し、リストビューやボードビューで複数のタスクを選択してまとめて編集することで、一括変更が可能です。
たとえば大規模なプロジェクトにおいて、全タスクの締め切りが急遽一週間延長された場合、個々のタスクを一つずつ変更するのは時間がかかります。 Planner の一括編集機能を使用することで、管理者の手間を減らしつつ、プロジェクトメンバーが正確な期限でタスクを進められます。
タスク管理に役立つ Teams と Planner の便利な機能
Teams と Planner を組み合わせると、チームのタスク管理が効率化され、進捗状況の確認も容易になります。ここでは、前章でご紹介した基本的な使い方以外に、使用頻度の高い便利な機能を 2 つ紹介します。
タスクの期限をTeamsで通知する
Planner と Teams を連携させることで、タスクの期限が近づいた際に Teams に通知を送る仕組みを構築できます。これにより、タスクの見落としを防ぎ、プロジェクトをより円滑に管理できるようになるでしょう。また、メールでの通知も設定可能です。
タスクの期限通知を実現するには、 Power Automate （ Microsoft の自動化ツール）を使って、タスクの期限前に Teams に通知を送信するフローを設定する方法が一般的です。
複数のタスクを一括で変更する
Planner には、複数のタスクを一括で編集できる機能があります。Teams 内の Planner アプリを使用し、リストビューやボードビューで複数のタスクを選択してまとめて編集することで、一括変更が可能です。
たとえば大規模なプロジェクトにおいて、全タスクの締め切りが急遽一週間延長された場合、個々のタスクを一つずつ変更するのは時間がかかります。 Planner の一括編集機能を使用することで、管理者の手間を減らしつつ、プロジェクトメンバーが正確な期限でタスクを進められます。
Planner のガントチャート機能と Teams との連携でタスク管理・プロジェクト管理を効率化
Planner はチームのタスク管理を効率化し、生産性を向上させる便利なツールです。個人のタスク管理ツールである Microsoft To Do と違い、チームでの情報共有や共同作業に便利な機能が搭載されています。
たとえば、複数のタスクが絡む複雑なプロジェクト管理を行うシーンでは、 Planner Plan 1 以上のプランで利用できるガントチャート機能（タイムラインビュー）の利用が便利です。また、 Planner と Teams を組み合わせればタスクの進捗管理が一元化できるため、複数のタスクを効率よく処理したい人は導入を検討するとよいでしょう。バケットを使ってカード方式でタスクを表示させれば、進捗遅れや手配漏れも防止することが期待できます。
近年のビジネスシーンでは、多様なステークホルダーが連携して業務を遂行することが少なくありません。日々発生する課題へスピード感をもって、かつ安全性も意識しながら対応することが求められます。そのようなシーンでも、チームとの共同作業、会話、およびファイルの共有を Teams だけで簡単に・安全に行えるため、ビジネスの効率が格段にアップすることを実感できるでしょう。
普段から Teams を利用している人は、 Planner と紐づけて効率の良いタスク管理を実現してみてください。
